Il modo migliore per organizzare le ricevute

Questi semplici passaggi possono aiutarti a organizzare le tue ricevute.

VirginiaLynne CC-BY tramite Hubpages

Sistemi di organizzazione delle ricevute facili e veloci

Passi troppo tempo a cercare una ricevuta per restituire un articolo? Sei pronto per il tempo delle tasse o è una corsa per arrivare in tempo per il 15 aprile? Se sei come me, potresti essere tentato di lasciare che le ricevute si accumulino finché non diventano un pasticcio non ordinabile. Ecco perché il modo migliore per organizzare le ricevute è mantenere il tuo sistema:

• Semplice da ricordare.
• Veloce per archiviare documenti.
• Facile da trovare quello che ti serve.

Tenere a mente questi tre obiettivi ti aiuterà a utilizzare i seguenti quattro semplici passaggi per creare un sistema che funzioni per te.

1. Scegli un sistema

Nessun sistema di archiviazione è perfetto. Devi sempre soppesare il costo di avere un sistema dettagliato che renda le ricevute facili da trovare con il tempo necessario per archiviare quelle ricevute. Ecco quattro diversi sistemi con i pro ei contro di ciascuno.

Binder System for Receipts è un po 'più laborioso ma ti aiuta a trovare le cose rapidamente. Utilizza i divisori tascabili per l'archiviazione di ricevute di dimensioni inferiori.

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Leganti

Con un raccoglitore dotato di schede per separare i tipi di ricevute, puoi trovare facilmente ciò di cui hai bisogno. Questo sistema funziona meglio per le persone che spesso tornano indietro e guardano le ricevute perché puoi facilmente spostarti avanti e indietro in diverse sezioni e perché il raccoglitore mantiene i documenti in ordine. Se archivi sempre nuovi documenti nella parte anteriore o posteriore di una sezione, puoi scorrere rapidamente le ricevute in ordine cronologico.

Ho usato questo sistema per organizzare le ricevute dei genitori di mio marito quando ne aveva la tutela perché dovevamo fare rapporti regolari sulle loro entrate e uscite, e dovevo trovare facilmente le ricevute.

Pro e contro dell'utilizzo di leganti

• Richiede più tempo per archiviare
• È più facile conservare i file in ordine del mese.
• Ideale per le ricevute a cui devi fare riferimento spesso
• Ordinato e facile da tenere su uno scaffale.
• Limitato dalle dimensioni del notebook oppure puoi utilizzarne più di uno.

Le cartelle di file sono veloci, facili ed espandibili.

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Cartelle di file

Il sistema di cartelle di file è il sistema più semplice e veloce da usare, quindi hai maggiori possibilità di mantenere le cose organizzate. Dopo essere rimasta indietro di 6 mesi nell'archiviare il mio sistema di taccuino per le ricevute di famiglia, ho finalmente deciso di tornare alle cartelle di file. Metto i fogli non archiviati nella parte anteriore e generalmente li metto a posto quando l'area anteriore è piena o circa una volta al mese.

Suggerimento: tieni insieme i documenti che sai ti serviranno in seguito in un file. Ho messo tutte le mie informazioni fiscali, inclusi i contributi di beneficenza, in un unico file.

Pro e contro dell'utilizzo delle cartelle di file

• Economico e semplice.
• Ho solo bisogno di cartelle di file e schedario o scatola.
• Veloce da archiviare.
• Espandibile a qualsiasi dimensione e numero di file.
• Più difficile da trovare una carta rispetto a Notebook System.

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File in espansione

Per un progetto di organizzazione più piccolo, prendi un file in espansione con sezioni e schede. Se sei uno studente con pochi tipi di ricevute o se desideri organizzare le ricevute di un progetto come un progetto di ristrutturazione di una casa, questo è un ottimo modo per farlo. Ho anche usato questo sistema per tutte le pratiche burocratiche per la nostra adozione e spesso uso un piccolo file espandibile per i piani di vacanza.

Pro e contro dell'utilizzo di file espandibili

• Mantiene tutto in un file pulito e portatile.
• Ottimo per organizzare le ricevute che desideri conservare in modo permanente.
• Ottimo per piccoli lotti di carta.
• Portatile.
• Non funziona per molti giornali.

File digitali

Sto cominciando a perdere la carta, e potresti esserlo anche tu. Molte aziende vogliono che tu "vada senza carta" e potrebbero darti un bonus per farlo. Ora, alcuni negozi come Home Depot ti consentono di ricevere una ricevuta via e-mail anziché cartacea. Inoltre, puoi eseguire la scansione per scattare foto di ricevute che non sono digitali. Tuttavia, dovrai comunque ricordare:

• Organizza i file digitali: non scaricare tutte le tue ricevute in un unico file, dedica del tempo a creare i tuoi gruppi di file e assicurati di etichettare ciascuna delle tue ricevute mentre le crei o avrai il mal di testa di dover aprire ognuna di esse quando provi a trovare qualcosa.
• Backup: virus informatici o guasti informatici possono interferire con il tuo sistema, quindi assicurati di avere le tue ricevute su un computer che abbia un backup cloud come Carbonite.

Le ricevute digitali possono alleviare un sacco di mal di testa quando si archiviano documenti, ma solo se si sta attenti. Assicurati di scaricare effettivamente le ricevute di eventuali dichiarazioni importanti di cui potresti aver bisogno in seguito poiché molte aziende conservano solo una registrazione di 12 mesi delle ricevute delle tue dichiarazioni. Ad esempio, quando sono andato a presentare un reclamo di garanzia estesa per carta di credito su una lavastoviglie rotta, hanno richiesto la nostra dichiarazione originale di 15 mesi prima. Non era disponibile nessuno