7 modi per rendere le tue chiamate in conferenza meno fastidiose

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Le teleconferenze spesso fanno poco più che generare conversazioni multitasking e irriverenti su Slack o Gchat. Nel peggiore dei casi, sono una completa perdita di tempo delle persone e possono prosciugare il morale se la chiamata viene gestita male. A volte queste chiamate sono inevitabili, o perché sono logisticamente necessarie o perché alcuni di livello superiore le richiedono, quindi ecco come sfruttarle al meglio.

1. Invia i materiali in anticipo

È utile inviare un'agenda in anticipo in modo che le persone possano intervenire in anticipo con qualsiasi cosa abbiano bisogno di aggiungere. Ciò riduce la probabilità che le persone dicano "Oh, ancora una cosa!" proprio come tutti hanno detto addio durante la chiamata.

Se hai intenzione di fare riferimento a un determinato documento o altro elemento visivo, potrebbe essere utile per tutti averlo a disposizione durante la chiamata. Spuntare alcuni numeri e poi doverli ripetere tre volte è destinato a essere una perdita di tempo. Anche se il documento in questione dovesse essere nelle caselle di posta delle persone, prova a inviarlo nuovamente il giorno prima della chiamata, soprattutto se è stato inviato diverse settimane o mesi fa.

Dovresti anche assicurarti di informare le persone in anticipo se saranno responsabili di fornire un aggiornamento su un determinato progetto. Sebbene a volte le richieste dell'ultimo minuto siano inevitabili e i manager dovrebbero generalmente essere preparati a questa possibilità, è meglio avvisare le persone invece di presumere che lo sappiano e metterle sul posto.

2. Limita gli inviti

Ci sono due gruppi di persone a cui pensare: le persone che hanno bisogno di essere in chiamata e le persone che non hanno bisogno di esserlo, ma potrebbero comunque essere utili. Le persone in quella prima categoria sono probabilmente responsabili delle decisioni e responsabili del team con aggiornamenti da fornire. Identificare queste persone dovrebbe essere abbastanza facile.

La seconda categoria può includere persone che possono rispondere a qualsiasi domanda su una situazione specifica o che si trovano a loro modo in ruoli di leadership e potrebbero trarre vantaggio dall'essere in chiamata. Essa non include necessariamente ogni dipendente e ogni reparto. Ricorda, trascorrere del tempo in teleconferenze può essere uno spreco di manodopera quando i manager potrebbero semplicemente fornire aggiornamenti chiave ai loro team in seguito. In caso di dubbio, consultare i manager e i responsabili del team su come utilizzare efficacemente il proprio tempo.

A seconda della tua organizzazione, può avere senso invitare tutti, ma rendere obbligatoria la partecipazione solo per determinate persone. Ciò consente alle parti interessate di unirsi, saperne di più e, si spera, contribuire con qualcosa alla fine. Assicurati di comunicare chiaramente queste diverse aspettative e ricorda, più persone partecipano alla chiamata, più tempo ci vorrà!

3. Stabilisci le regole di base di base, ma non agitare

Le linee guida su quando fare domande, chi dovrebbe partecipare e ricordarsi di dire il proprio nome quando si partecipa o si parla dovrebbero essere comunicate, magari nella stessa e-mail che contiene l'agenda. Ricorda che queste linee guida spesso prevedono eccezioni ragionevoli o che un principiante potrebbe non avere familiarità con la cultura del lavoro della tua organizzazione. Nessuno sarà perfetto nel ricordarsi di disattivare l'audio del proprio telefono, quindi assicurati di non insistere sulle persone per lievi rumori di fondo o altre piccole infrazioni.

Se qualcosa sta veramente interferendo con la chiamata, prova un ampio "Possono tutti assicurarsi che il loro telefono sia disattivato se sono rumorosi?", Anche se sai esattamente chi è il colpevole. Rendere il feedback il più indiretto possibile può impedire ai dipendenti ben intenzionati di sentirsi rimproverati o sgraditi.

4. Ruota i ruoli con saggezza

Assegnare ruoli alle persone senza tener conto della loro disponibilità e capacità renderà probabilmente la tua chiamata in conferenza più noiosa. Prova ad assegnare ruoli di presa di appunti, impostazione dell'agenda e facilitazione a persone che sono effettivamente interessate a guidare. In altri casi, potresti voler cercare membri del team che hanno un interesse acquisito nell'argomento di una particolare chiamata. Qualunque sia la ragione, assicurati di far sapere alle persone perché stai chiedendo loro di assumere il ruolo, in quanto ciò può aiutare a migliorare la loro fiducia e il loro morale.

È anche bello avere una voce fresca che esegue le chiamate una volta ogni tanto. Forse uno dei manager regionali è molto apprezzato e alla tua squadra potrebbe piacere avere lui o lei come presentatore.

Sebbene una rotazione casuale o programmata dei ruoli possa sembrare giusta, ciò può ritorcersi contro. Il debuttante potrebbe risentirti se lo rendi responsabile delle note su qualcosa per cui è nuovo di zecca. Probabilmente non va bene nemmeno assegnare un compito a qualcuno che è responsabile della gestione delle emergenze e potrebbe dover uscire a metà chiamata.

5. Inizia con un positivo

Anche se non vuoi esagerare e sembrare insincero, è bello riconoscere quando è stato fatto un ottimo lavoro o è stato fatto uno sforzo speciale. Se un particolare gruppo o individuo ha appena realizzato qualcosa di grande, apriti con quello, anche se non è molto rilevante per la chiamata. Puoi anche fare un grido a qualcuno appena tornato da un grande viaggio di lavoro, o forse un intero ufficio se salta da un fuso orario in cui è ancora la mattina presto. Questo può impostare un tono positivo per una chiamata altrimenti drenante.

Non prolungare troppo questa parte, altrimenti spreca tempo. Fai anche attenzione a evitare di inondare le stesse persone di elogi ogni singola chiamata, poiché ciò può ritorcersi contro e diminuire il morale negli altri.

6. Evita la risoluzione dei problemi dettagliata

Rimanere in tema è ovviamente un obiettivo per le teleconferenze, ma a volte ti imbatti in situazioni difficili in cui la domanda di qualcuno è in tema, ma è complicata o molto specifica per la sua situazione. Se non è affatto applicabile agli altri durante la chiamata, non aver paura di rispondere con "È un argomento complicato che è abbastanza specifico per l'ufficio. Possiamo discuterne offline? "

In alcuni casi, puoi anche provare una logica più specifica, come "So che alcune persone nel team delle risorse umane hanno un'altra riunione da raggiungere tra 10 minuti; possiamo rimandare questa discussione poiché non li coinvolge? " La parte importante è assicurarsi che l'interrogante non si senta come se la sua domanda sia inappropriata o gravosa: deve solo essere gestita in un momento o in un luogo diverso.

7. Metti alla fine gli argomenti meno importanti

Anche se l'obiettivo è sempre quello di far terminare una teleconferenza in tempo, ci sono giorni in cui problemi tecnici o complicati potrebbero richiedere più tempo. È anche possibile che si verifichi un'emergenza, costringendo almeno una persona a saltare la chiamata.

Se la tua chiamata è programmata per più di mezz'ora, c'è un'alta probabilità che un manager impegnato o un altro decisore dovrà correre a un'altra riunione più urgente, pianificata o meno. Prova a inserire tutti gli elementi sensibili al tempo che richiedono il loro input nelle prime fasi della chiamata. Anche se in seguito può essere possibile riportare un manager scomparso nel giro, ciò richiede tempo e attenzione fuori dalla tua giornata, o da quella di qualcun altro.