Le 6 procedure obbligatorie secondo iso 9001: 2008

Standard ISO 9001 e procedure di qualità

ISO 9001: 2008 è uno standard internazionale che definisce i requisiti per un sistema di gestione della qualità: il sistema con cui la tua azienda garantisce che tutti i tuoi processi siano controllati e ripetibili per garantire la qualità dei tuoi prodotti e servizi.

I vostri processi sono normalmente controllati attraverso la presenza e l'audit di procedure scritte di qualità ISO 9001 che definiscono ciò che deve essere fatto. ISO 9001: 2008 definisce le migliori pratiche per ogni processo all'interno dell'organizzazione per garantire il controllo. Tuttavia, lo standard definisce solo 6 procedure obbligatorie che devi avere;

6 Procedure obbligatorie per ISO 9001: 2008

1. Controllo dei documenti (4.2.3)
2. Controllo dei record (4.2.4)
3. Audit interni (8.2.2)
4. Controllo dei prodotti non conformi (8.3)
5. Azione correttiva (8.5.2)
6. Azione preventiva (8.5.3)

Diagramma di flusso della procedura ISO 9001

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Diagramma di flusso della procedura ISO 9001

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Cos'è una procedura di qualità?

Una procedura è una dichiarazione di cosa sarà fatto, quando sarà fatto e da chi. È un insieme di istruzioni e intenti che chiunque in azienda può seguire (non è un documento aziendale top secret per gli occhi del management solo come mi ha detto una volta un responsabile della qualità!) È un modo specifico per eseguire un processo, un insieme di chiarezza istruzioni a cui il personale può fare riferimento per aiutarlo a comprendere e svolgere il proprio lavoro quotidiano in modo efficiente e ripetibile.

La ISO 9001 afferma che solo alcuni requisiti all'interno del sistema di gestione della qualità devono avere una procedura documentata. Altri requisiti procedurali dipendono dalle dimensioni e dalla complessità dei processi e dal sistema generale, nonché dalla competenza del personale.

Procedura ISO 9001 semplice

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Diagramma di flusso: procedure ISO 9001 e documenti di Word

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Scrivere una procedura ISO 9001

Una procedura ISO 9001 non deve essere un documento di cento pagine che dice all'individuo come e quando prendere una penna, controllare che ci sia inchiostro della tonalità corretta prima di formare lettere nella casella appositamente evidenziata sul modulo n. XYZ. Troppe persone e organizzazioni complicano eccessivamente le proprie procedure ISO 9001.

Se dividi le tue procedure e le istruzioni di lavoro, allora le procedure stesse possono essere molto semplici, ricorda che devono solo contenere la giusta quantità di informazioni per le persone che svolgono il lavoro per farlo in modo efficiente e nel modo migliore. Se il tuo personale è di alta qualità, ben addestrato, esperto o il processo è molto semplice e ovvio, potrebbe non esserci alcuna necessità di una procedura.

Preferisco utilizzare semplici diagrammi di flusso per creare procedure, utilizzare software come Visio nella suite di programmi per ufficio. Devono essere solo semplici istruzioni passo passo che dicono cosa deve essere fatto, quindi il passaggio successivo della sequenza. Non devono essere eccessivamente complessi.

Per il livello di istruzione lavorativa, c'è anche l'opportunità di chiarire il processo utilizzando elementi come fotografie per evidenziare e chiarire cose specifiche.

Troppe organizzazioni esagerano per quanto riguarda le loro procedure ISO 9001, pensando che il peso del loro manuale di procedura sia un riflesso dell'efficacia del loro sistema. Troppe procedure troppo complicate portano solo a confusione e alla probabile cappa che il sistema non verrà mai letto e seguito.

Video sulle procedure ISO 9001

Procedure ISO 9001 obbligatorie

All'interno della ISO 9001 ci sono solo sei procedure obbligatorie. Devi documentare questi sei. Questo non significa che puoi farla franca solo con questi sei; le procedure necessarie dipenderanno molto dalle dimensioni e dalla complessità della tua organizzazione. Tuttavia, questi sei sono quelli che devi avere.

4.2.3 Controllo dei documenti

Una procedura scritta per controllare l'approvazione e la riapprovazione delle procedure prima dell'emissione, nonché per garantire che venga visualizzato lo stato di revisione corrente. Per garantire che i documenti siano leggibili e che le versioni attuali siano disponibili al punto di utilizzo. Assicurati inoltre che i documenti obsoleti siano controllati e i documenti di parti esterne come i tuoi clienti.

4.2.4 Controllo delle registrazioni

Una procedura per controllare l'identificazione, l'archiviazione, la protezione, il recupero, la conservazione e lo smaltimento dei record.

8.2.2 Audit interni

Una procedura per definire un programma pianificato di audit per garantire che i processi soddisfino sia i requisiti ISO 9001 che i propri requisiti. Anche per la rendicontazione, il follow up e la registrazione di questi audit.

8.3 Controllo del prodotto non conforme

Una procedura per garantire che il prodotto non conforme non venga utilizzato e che venga intrapresa un'azione.

8.5.2 Azione correttiva

Una procedura scritta per garantire che le cause profonde dei problemi siano identificate e le azioni intraprese per correggerli, le azioni devono essere verificate per garantire l'efficacia

8.5.3 Azione preventiva

Una procedura scritta simile a quella per l'azione correttiva, ma l'organizzazione dovrebbe adottare misure per identificare POTENZIALI problemi ed eliminarli prima che si verifichi un problema.

Implementazione delle procedure ISO 9001

Struttura della procedura di qualità

Una procedura può presentarsi in molte forme diverse. Può essere una panoramica di un processo che indica semplicemente cosa deve essere fatto, da chi e quando o può essere istruzioni dettagliate specifiche. La maggior parte delle aziende cerca di separare i due livelli di documentazione per motivi di chiarezza, avendo procedure e quindi istruzioni operative standard, istruzioni di lavoro o altri documenti dettagliati a un livello "locale" inferiore nel sistema con le istruzioni dettagliate "come fare".

Una procedura dovrebbe dettagliare alcune semplici sezioni prima dei dettagli effettivi di ciò che la procedura è effettivamente, in modo da poter mantenere il controllo della procedura specifica.

• Ambito: qual è l'area coperta dalla procedura, ovvero la consegna in entrata di articoli di consumo, esclusi gli articoli interaziendali. "
• Responsabilità: chi è il proprietario e la persona responsabile di questa procedura, dopotutto, questi sono documenti specifici del processo, quindi il responsabile della qualità non è responsabile dell'approvazione e della creazione delle procedure di acquisto, ad esempio, quello sarebbe il posto del capo degli acquisti!
• Controllo o problema: qual è la data del rilascio, l'approvazione, ecc. Devi mantenere il controllo delle tue procedure, devono essere approvate, le persone devono essere in grado di essere sicure che questa sia la revisione corrente ecc.
• Riferimenti o documenti correlati: elenca gli altri documenti e moduli che possono essere correlati e pertinenti a questa procedura.

Dopo queste sezioni verrebbe il corpo effettivo della procedura.

Procedure generiche e standard

Se hai intenzione di sviluppare le procedure del tuo sistema di gestione della qualità ISO 9001, potresti prendere in considerazione un'alternativa alla produzione di tutto da zero. Ci sono molti sistemi che puoi acquistare che hanno procedure e moduli generici già progettati e formattati. Inserendo il nome della tua azienda e altre informazioni possono creare documenti di base che soddisfano i requisiti della ISO 9001.

Questi sistemi sono OK come punto di partenza per risparmiarti lo sforzo di progettare dal nulla, ti assicureranno anche di coprire tutti i requisiti procedurali ISO 9001 comprese le procedure obbligatorie. La maggior parte dei consulenti esperti nell'installazione di sistemi ISO 9001 utilizzerà qualcosa di simile, un pacchetto acquistato o qualcosa di fatto in casa.

Fai attenzione alle aziende che pubblicizzano per creare tutte le tue procedure e ti forniscono un certificato per affermare che soddisfi i requisiti della ISO 9001, molte di queste aziende sono truffe ei certificati non hanno valore. A meno che non siano registrati con UKAS (link sotto), non sono un organismo accreditato in grado di rilasciare un certificato ISO 9001.

Ulteriore aiuto con le vostre procedure

Di seguito sono riportati alcuni collegamenti utili che ti aiuteranno a ottenere ulteriori informazioni sugli standard ISO 9000;

Organizzazione internazionale per la standardizzazione; Sito web ISO in cui è possibile trovare informazioni su altri standard internazionali e monitorare i cambiamenti e gli sviluppi negli standard.

British Standards Institute; Il British Standards Institute è un altro ente di certificazione ben consolidato che opera a livello globale, anch'esso può offrire audit di certificazione e formazione per aiutarti a implementare le procedure ISO 9001: 2008.

The American Standards Organization; (ANSI) L'American Standards Organization può aiutarti a implementare le tue procedure ISO 9001 più o meno allo stesso modo di Lloyds e BSI sopra.

Registro Internazionale dei Revisori Certificati (IRCA); Il Registro Internazionale dei Revisori Certificati è dove vai per verificare le qualifiche di un singolo formatore o auditor.

UKAS; Il servizio di accreditamento del Regno Unito è responsabile dell'accreditamento degli organismi di certificazione per poter condurre audit ISO 9001. Hanno un elenco di tutti gli organismi accreditati che sono in grado di fornire una certificazione ISO 9001 valida delle procedure ISO 9001.

Chartered Quality Institute (CQI); Il Chartered Quality Institute (precedentemente Institute of Quality Assurance.) Sono in grado di fornire molto supporto in tutte le aree relative alla qualità, se sei un professionista di qualità consiglierei l'adesione.

American Society for Quality (ASQ); La società americana per la qualità può aiutarti nello stesso modo in cui la CQI può aiutarti nel Regno Unito.

I collegamenti sopra riportati possono aiutare con gli standard ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004, certificazione, audit, formazione, sistemi di gestione della qualità, procedure, miglioramento continuo della qualità, ecc.