Le 4 fasi di un incontro efficace, spiegate

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In quasi tutti gli episodi della versione americana di The Office , l'eccentrico Michael Scott di Steve Carell ha introdotto i suoi dipendenti nella sala conferenze per una riunione che è iniziata male, non è andata da nessuna parte e in genere si è conclusa con qualcuno minacciato di licenziamento, lesioni fisiche o un evento indesiderato abbraccio. Nella vita reale, le riunioni sul posto di lavoro (o le riunioni ovunque, in realtà - in chiesa, nei programmi del doposcuola o persino un incontro con la tua famiglia) possono sembrare altrettanto arbitrarie e scomode. Se il punto è fare un brainstorming e alla fine trovare soluzioni, quindi rannicchiarsi attorno a un tavolo della sala riunioni o radunare 40 dipendenti tramite Zoom senza una direzione definita è come saltare su una barca a vela senza vele. Sul serio non vai da nessuna parte.

Segui questi passaggi per riunioni migliori che iniziano e finiscono bene con molti progressi nel mezzo.

Suggerimenti per organizzare una riunione efficace

Scegli un momento e un luogo che non distraggano i membri. Avere una riunione un'ora prima del pranzo in un ufficio di fronte alla mensa sarà del tutto poco interessante per i partecipanti.
Se puoi condurre la riunione virtualmente, fallo. Non c'è motivo di chiedere alle persone di spostare la loro giornata per incontrarsi in un unico luogo.
Assicurati che il tuo scopo abbia uno scopo solido e definito. La riunione per discutere i modi per tagliare il budget del prossimo trimestre non è abbastanza ristretta. Crea il tema "Decidere quali tre cose non dobbiamo spendere soldi per il prossimo trimestre".
Invita solo le persone pertinenti al punto dell'incontro. Le persone generalmente non amano andare alle riunioni, quindi non coinvolgere nessuno che non sia necessario per risolvere il problema.
Crea regole di base prima dell'inizio della riunione e assicurati che tutti i partecipanti abbiano una copia in entrata: una regola di base universalmente eccezionale è "non interromperti a vicenda".
Invia e-mail di follow-up entro 24 ore dalla riunione, confermando e decisioni prese e chi svolgerà ruoli specifici in queste decisioni.

4 fasi di riunioni efficaci

La prima cosa da riconoscere nel condurre riunioni efficaci è che non si uniscono magicamente quando entri in una sala riunioni soffocante. Come ogni fantastico incontro, c'è un elemento di pianificazione e preparazione, senza il quale, un vero incontro è completamente inutile.

Le quattro fasi di riunioni efficaci sono:

Preparazione. Questo è il momento per definire veramente di cosa tratta il tuo incontro. È una sessione di brainstorming su come utilizzare al meglio gli stagisti estivi? Stai cercando di decidere dove spendere soldi extra nel budget del dipartimento artistico? Avere un argomento di discussione principale ben formato è la chiave per il successo della riunione perché i partecipanti vogliono sentire che valga la pena dedicare tempo extra alla loro routine.
L'incontro. Durante l'incontro, sarete sicuri di seguire l'ordine del giorno che si formano durante p riparazione in modo che tutta la chiave spunti di discussione è presente, e ognuno è data la possibilità di contribuire in ingresso senza andare fuori tema, rendendo l'incontro più lungo di quanto dovrebbe essere.
Chiusura. Pochi minuti prima della fine programmata della riunione, concluderai le discussioni, stabilirai un orario per la riunione successiva, se necessario, e rivedrai l'opportunità per i partecipanti di contattarti per ulteriori domande.
Azione supplementare. Il follow-up è importante per la qualità della riunione quanto la fase di preparazione. È qui che chiudi eventuali lacune e risolvi eventuali problemi per assicurarti che le decisioni prese durante la riunione siano attuate correttamente.

Di tutte le fasi di un incontro, quella che dovrebbe richiedere più tempo è la preparazione. Accomodati in un ambiente tranquillo e pianifica ciò che desideri dal prossimo incontro, concentrandoti solo su ciò che aiuterà a implementare i miglioramenti.

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Prepararsi per una riunione efficace

Decidi lo scopo della riunione

Qui siamo nella fase più essenziale della pianificazione di una riunione: decidere perché ci si incontra. Per decidere lo scopo dell'incontro in primo luogo, poniti due semplici domande:

Quale problema deve essere affrontato?
Perché è necessario risolvere il problema?

Le risposte a queste domande saranno lo scopo dell'incontro.

Scegli il momento e la posizione migliori

Pensa a un momento e a un luogo che favoriscano il brainstorming e la discussione aperta e il tipo di ambiente che si adatta meglio alle dimensioni del tuo gruppo.

Se scegli una posizione remota, puoi utilizzare un servizio di chat video come Zoom, una semplice chiamata in conferenza o anche una discussione in chat tramite un servizio di messaggistica. Un enorme vantaggio delle riunioni remote è che il tempo può essere molto più flessibile poiché i partecipanti possono semplicemente unirsi tramite il proprio telefono ovunque si trovino.

Se scegli di incontrarti di persona, prendi in considerazione la possibilità di scegliere un momento in cui la pancia non brontoli e gli occhi non fissino l'orologio. Un incontro subito prima della fine del lavoro o subito prima di pranzo è probabilmente una cattiva idea.

Crea l'agenda

Successivamente, dovrai creare un'agenda. A volte chiamata "tabella di marcia", l'agenda guiderà l'incontro e ti aiuterà come conduttore e tutti gli altri coinvolti, a tenere sotto controllo dove sei e dove dovresti andare.

Un buon programma per le riunioni includerà:

Argomenti che devono essere discussi
Punti chiave di discussione relativi a ciascun argomento specifico
Un'ora di inizio e di fine definite per la riunione
Spazio alle domande prima della fine

Un ordine del giorno potrebbe assomigliare a questo:

Programma della riunione

15:00 Inizio della riunione

3: 00-3: 05 Introduzione dei partecipanti e argomento

3: 05-3: 20 Discussione dell'argomento e punti di discussione

3: 20-3: 30 Domande

15:30 Fine della riunione

Ora di fine: 15:30

Principale argomento di preoccupazione: dove dovremmo collocare i nuovi distributori automatici?

Ci saranno tre nuovi distributori automatici: due per gli snack e uno per le bevande
Tutti i distributori automatici devono essere situati in un unico luogo o distribuiti all'interno dell'edificio?
Il codice antincendio afferma che i distributori automatici non possono essere posizionati vicino alle uscite degli edifici

Si prega di inviare un'e-mail a [email protected] entro il 28 giugno con ulteriori domande e dubbi.

Questa agenda funziona perché stabilisce linee guida chiare per il percorso dell'incontro. Stampa la tua agenda e distribuiscila a ciascun partecipante all'inizio della riunione o inviala tramite e-mail in anticipo in modo che tutti abbiano la possibilità di rivedere l'agenda e farvi riferimento durante la riunione. È anche una buona idea pubblicarlo ovunque ti trovi in modo che sia sempre di fronte a te e ai partecipanti durante la discussione.

Scegli e invita i membri alla riunione

Decidi chi dovrebbe essere presente alla riunione e perché
Invia richieste ai membri tramite e-mail, testo o un'altra forma di comunicazione professionale

Stabilire regole di base

I confini aiutano a mantenere una società funzionante in uno stato prevalentemente civile. Pensa al tuo incontro come a una mini-società e stabilisci dei confini, chiamati Regole di base. Per stabilire le regole di base per un incontro efficace, sii specifico e affronta potenziali distrazioni come:

Tecnologia. Devono essere consentiti telefoni e computer durante la riunione?
Rispettare gli altri membri. Interrompere, parlare ad alta voce, uno sopra l'altro o troppo a lungo dovrebbe essere scoraggiato.
Pause. Se l'incontro sarà lungo, ci saranno delle pause e quando e dove i membri dovrebbero aspettarsi di incontrarsi di nuovo?

Obiettivi delle regole di base

Le regole di base dovrebbero essere specifiche e garantire che tutti i presenti alla riunione abbiano la possibilità di impegnarsi e partecipare in un ambiente produttivo.

Assegna ruoli critici

Come ogni macchina ben oliata, una riunione di successo richiede più della persona che la conduce. Dovrai assegnare tre rotoli critici all'interno della riunione per mantenerla in movimento dall'inizio alla fine.

Il facilitatore

Il facilitatore mantiene la riunione in pista, applica le regole di base e aiuta i membri a riportare i membri allo scopo della riunione se la conversazione vira fuori tema.

Cronometrista

Il cronometrista terrà traccia degli orari di inizio e fine dell'incontro definiti, ricordando periodicamente ai membri quanto tempo è passato e quanto tempo rimane.

Registratore

Il registratore registra le idee sollevate durante la riunione e si assicura di chiedere chiarimenti se la conversazione diventa confusa, in modo che tutte le informazioni registrate siano utili e possano essere utilizzate come riferimento efficace dopo la riunione.

Procurarsi e organizzare i materiali

Decidi quali materiali sono necessari per la riunione e raccoglili prima dell'ora della riunione. Quindi, se utilizzerai un laptop, controlla che l'aggiornamento non inizi solo a metà della riunione e se ti aspetti che tutti prendano appunti, prendi abbastanza penne e taccuini da passare. Se prevedi di presentare i dati, dedica del tempo a creare alcune immagini per supportare i tuoi numeri.

Vieni alla riunione pronto ad affrontare una o due questioni ben definite. Troppi punti di discussione potrebbero ostacolare il vero progresso e portare a discussioni fuori tangenti.

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L'incontro

Introduzioni

Condurre una breve introduzione per familiarizzare tra loro tutti i membri della riunione, quindi dichiarare lo scopo della riunione ed esaminare le regole di base in modo che tutti abbiano una chiara comprensione di come andrà la riunione.

Indicare lo scopo della riunione

Ripassa lo scopo dell'incontro, perché siete tutti lì e cosa speri di ottenere (per giungere a una decisione unanime sulla posizione o le posizioni migliori per i tre nuovi distributori automatici).

Rivedi l'agenda

Per le riunioni di persona, distribuisci copie stampate dell'agenda che includano argomenti di discussione, punti di discussione e orari di inizio e fine.

Per le riunioni remote, ricontrolla che tutti siano stati inviati e abbiano accesso all'agenda prima di iniziare. Dai un minuto in più ai partecipanti in modo che possano tirarlo su prima di approfondire la discussione.

Stabilisci un momento per concludere la riunione e rispettalo. I tuoi dipendenti e colleghi apprezzeranno la tua risolutezza. Incoraggia tutti a inviarti un'e-mail con ulteriori domande in modo che nessuno si senta lasciato con questioni in sospeso.

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Chiusura della riunione

Avvolgendo

Anche se l'incontro sta andando davvero bene e tutti stanno arrivando con grandi idee, è importante attenersi all'ora di fine finale stabilita all'inizio della riunione. Se c'è altro da discutere, questo può essere fatto durante la fase di follow-up .

Per avere una chiusura morbida:

Concedi alcuni minuti alla fine della riunione affinché i membri possano porre domande e rispondere.
Decidi se è stata raggiunta una soluzione o se sarà discussa di nuovo nella prossima riunione.
Se è stata raggiunta una soluzione, creare un piano d'azione con una tempistica specifica.
Se non è stata raggiunta una soluzione, pensa a un altro orario per l'incontro da tenersi nel prossimo futuro.

Creazione di un piano d'azione

Quando è il momento di creare un piano d'azione, dovrai includere i seguenti elementi:

La soluzione. La soluzione è spostare tutti e tre i distributori automatici in una posizione centrale, con il distributore di bevande al centro in modo che le macchine siano facilmente individuabili e tutti gli snack possano essere acquistati in un unico luogo.
Come implementare la soluzione. Per implementare questa soluzione, le macchine verranno spostate nel tratto di corridoio di fronte ai bagni.
Chi farà parte dell'implementazione della soluzione e dei loro ruoli specifici. Jackie contatterà i venditori per informarli di dove le macchine dovrebbero essere installate e Juan li incontrerà il giorno dell'installazione per assicurarsi che le macchine siano installate nella posizione corretta.
Una sequenza temporale per il processo di soluzione. Jackie chiamerà i venditori lunedì mattina con le informazioni e fisserà una data di installazione mentre Juan contatterà il suo manager per richiedere una pausa dalle sue solite attività mattutine per incontrare i venditori.

Entro una settimana dalla riunione, follow-up con i partecipanti tramite e-mail per chiarire eventuali domande e risolvere i problemi che compaiono dopo la riunione. Mantieni le linee di comunicazione aperte per beneficiare appieno della tua riunione.

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Azione supplementare

Invia email di follow-up

Mantieni lo slancio della riunione dopo che è terminata inviando le note del registratore ai partecipanti alla riunione in un'e-mail di follow-up. Ricorda a tutti i doveri di Jackie e Juan e assicurati che tutti abbiano le tue informazioni di contatto in caso di problemi o domande.

Invia e-mail di follow-up individuali

Per coloro che hanno scelto di svolgere compiti specifici per implementare la soluzione, inviare un'e-mail per controllare lo stato di avanzamento e discutere eventuali problemi che potrebbero ostacolare la tempistica. Assicurati che Juan abbia ottenuto l'approvazione dal suo manager per prendersi del tempo libero per incontrare i fornitori e ricontrolla lunedì pomeriggio che Jackie si sia messa in contatto con i fornitori per confermare l'ora e il luogo dell'installazione.

Seguire queste semplici linee guida per un incontro breve ed estremamente efficace aiuterà te ei tuoi colleghi a rimanere in cima alle questioni senza lasciarti deragliare completamente da loro.

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