10 Abilità e strategie essenziali di gestione del tempo

Le abilità e le strategie di apprendimento per come gestire bene il tuo tempo sono fondamentali per vivere il tipo di vita che vuoi veramente vivere.

Non importa come lo guardi, ognuno di noi ha le stesse 24 ore ogni giorno. Questo è indipendentemente dalla nostra razza, grado, intelligenza o saldo del conto bancario. Sono le stesse 24 ore per tutti.

Si può dire molto sulle persone di successo, ma una cosa che hanno in comune è che sono deliberatamente attente a come trascorrono il loro tempo. Abbiamo tutti le stesse 24 ore, quindi è ovvio che la differenza fondamentale risiede nel modo in cui usiamo saggiamente il nostro tempo .

In questo articolo, tratteremo alcuni dei modi in cui puoi diventare molto più produttivo gestendo efficacemente il tuo tempo.

10 abilità vitali e strategie per la gestione del tempo

1. Valuta la situazione attuale
2. Mantieni un programma
3. Dai la priorità alle tue attività
4. Stabilisci dei limiti su ciò che devi fare
5. Elimina tutte le distrazioni
6. Controlla i tuoi pensieri
7. Attenersi al piano
8. Trova il luogo e l'ora che preferisci
9. Combina attività simili insieme
10. Diventa organizzato

1. Valutare la situazione attuale

Per cominciare, devi fermarti e fare un inventario di come hai utilizzato il tuo tempo ultimamente. Questa è un'autovalutazione personale che ti darà un'immagine di come usi esattamente questa risorsa insostituibile.

Potresti aver notato che la tua giornata sembra scorrere piuttosto rapidamente. Prima che tu te ne accorga, le 24 ore sono finite e non sei stato quasi in grado di ottenere ciò che avevi deciso di fare. In tal caso, è necessario iniziare a registrare le attività quotidiane.

Una volta identificate le attività che occupano il tuo tempo, sarai in grado di isolare e concentrarti su quelle che producono il maggior rendimento. Siediti e calcola quanto tempo dedichi a ciascuna attività dal momento in cui ti svegli.

Allora come fai a monitorare il tuo tempo? Sono disponibili app utili che puoi scaricare per aiutarti a tenere traccia del tuo tempo ogni giorno. Per ulteriori informazioni, consulta questo elenco delle 10 migliori app per il monitoraggio del tempo del 2020.

L'impostazione e il mantenimento di una pianificazione ti aiuta a suddividere i grandi progetti in attività più piccole e utilizzabili, in questo modo non sono così intimidatorie e sono più facili da completare.

2. Mantenere una pianificazione

Prepara un semplice modello che puoi compilare con le attività che devono essere svolte per ogni giorno particolare. Questo elenco di cose da fare deve essere suddiviso in categorie: attività personali, attività familiari, attività commerciali e così via.

È necessario suddividere i grandi progetti in compiti più piccoli e attuabili in modo che non siano così intimidatori e siano più facili da completare.

3. Dai la priorità alle tue attività

Se ritieni di avere sempre più da fare rispetto alle ore che ci sono in un giorno, allora devi dare la priorità. Organizzare le attività in base alla loro priorità ti consentirà di dedicare tempo alle questioni che contano di più nella tua vita.

Qui puoi eseguire alcuni esperimenti finché non trovi l'arrangiamento che funziona meglio per te. Con il software di elaborazione dei documenti, è possibile utilizzare la codifica a colori per distinguere le categorie in base al loro ordine di priorità.

In alternativa, potresti semplicemente etichettarli come attività A, B e C, con A come attività con priorità massima, B come attività con priorità moderata e C come attività con priorità più bassa.

Quando si determina come assegnare la priorità alle attività, è necessario porsi le seguenti domande:

• Quali attività devono essere svolte oggi?
• Quali attività possono essere riprogrammate?
• Quali compiti possono essere delegati?
• Quali attività sono centrali per i miei obiettivi personali?
• Quali compiti possono essere eliminati?

4. Stabilire limiti su ciò che ci si aspetta di fare

Renditi conto che non devi acconsentire a tutto o alle richieste di tutti. Impara a dire di no. Se l'elenco delle cose da fare è troppo lungo, è probabile che ci siano cose a cui dedichi il tuo tempo che sono superflue.

Diventa fermo nella tua determinazione e stabilisci confini chiari nella tua vita. Prima di accettare o acconsentire a qualcosa, poniti le seguenti domande:

• Ho davvero la capacità e il tempo per affrontare questo problema?
• Sarà redditizio?
• È in linea con le mie priorità, missione e obiettivi?
• Quale sarebbe il costo di non svolgere questo compito?

5. Elimina tutte le distrazioni

Ovunque ti giri oggi, ci sono ventose di tempo. Le distrazioni abbondano. Fermati e considera per un momento le cose inaspettate che accadono nella tua vita quotidiana che non sono pianificate e consumano il tuo tempo.

Potrebbe essere qualsiasi cosa, da e-mail e messaggi di testo sul telefono a incontri sociali non pianificati. Puoi resistere a questa tendenza assicurandoti di disattivare la posta elettronica quando lavori. Se un familiare o un amico ti fa una telefonata, chiedigli educatamente se puoi rispondere in un secondo momento.

Le interruzioni possono essere di disturbo quando si lavora sulla gestione del tempo, soprattutto quando tali interruzioni non sono né urgenti né importanti. Qui è dove devi praticare la disciplina di attenersi a un compito dall'inizio alla fine. Se viene fuori qualcos'altro di cui occuparsi, annotalo nell'elenco e continua a lavorare sul progetto o sull'attività in questione.

6. Controlla i tuoi pensieri

Tuttavia, non tutte le distrazioni sono esterne. Molti di loro sono interni e hanno a che fare con la nostra "vita di pensiero". A volte può sembrare che la tua stessa mente stia cospirando contro di te e sabotando i tuoi sforzi.

Potresti sforzarti di dedicare la tua attenzione a un compito, ma poi i pensieri su qualcosa che è accaduto in passato, o qualche notizia orribile che hai recentemente ricevuto, o uno scambio emotivo che hai avuto con qualcuno, si insinuano e ti fanno deragliare dal tuo obiettivo.

La persona media ha circa 70.000 pensieri al giorno. Se hai intenzione di portare a termine le cose nella tua vita, dovrai gestire la tua mente. Ogni volta che ti ritrovi a soffermarti su un filo di pensiero distrattivo invece di concentrarti sul tuo progetto, fermati immediatamente e chiediti:

Esercitati a farlo e noterai che sarà facile eliminare i pensieri che distraggono e concentrare nuovamente la tua attenzione su ciò che conta davvero nel tempo presente.

7. Attenersi al piano

Questo è così importante che necessita di una sezione a parte. Dopo aver creato la tua strategia di gestione del tempo, devi rimanere fedele ad essa, qualunque cosa accada.

Renditi conto che molte persone che non sono interessate a gestire il proprio tempo avranno delle emergenze che si aspettano che tu affronti. In altre parole, le cose vanno male nella loro vita a causa della loro cattiva gestione del tempo, poi si girano e vogliono di risolvere il problema.

Impara a distinguere tra cos'è una vera emergenza e cosa semplicemente ti farà tornare indietro. Assegnati delle scadenze per i progetti che hai nella tua lista e organizza te stesso per rispettarle. Quando si verificano distrazioni, disporre di un sistema di filtraggio per evitare perdite di tempo.

8. Trova il luogo e l'ora più convenienti

Quando svolgi le attività che hai pianificato per la giornata, esegui le attività che richiedono il massimo livello di pensiero nel momento in cui sei più fresco.

Sei più produttivo al mattino o sei un nottambulo? Pianifica il tuo piano in modo tale da poter affrontare le attività più impegnative quando sei più produttivo.

Assicurati che lo spazio che scegli per il tuo lavoro sia libero da confusione e distrazioni. Per quanto possibile, l'ambiente dovrebbe avere un'atmosfera stimolante che ti motiva a creare risultati con il tuo tempo.

9. Combina attività simili insieme

Rivedi l'elenco che hai creato. Se ci sono attività di natura simile o che appartengono alla stessa sottocategoria, raggruppale insieme e svolgerle in una sequenza.

In questo modo risparmierai più tempo spostandoti tra le varie attività nelle sottocategorie e sarai in grado di elaborare le tue attività più velocemente.

Quando combini le attività in questo modo, il tuo cervello troverà più facile esplorarle. Nel tempo, inizierai a condizionarti per lavorare in modo sistematico, in contrasto con il comune approccio alla vita sbadato che è così prevalente nella nostra epoca moderna.

10. Diventa organizzato

Quando tutto è al suo posto, risparmi tempo e fai spazio per concentrarti sul compito da svolgere. L'organizzazione personale varia da persona a persona, perché non siamo tutti uguali quando si tratta di come affrontiamo le situazioni.

Questo è il motivo per cui i dipendenti di un'azienda possono sentirsi intrappolati e soffocati a livelli controproducenti quando la direzione implementa un processo organizzativo generale che è troppo specifico e non consente loro di stabilire il proprio ritmo.

Allora come possiamo organizzarci nella nostra vita personale?

Molto tempo ai nostri giorni viene dedicato a varie forme di comunicazione. Un modo per essere organizzati è organizzare i tuoi elenchi telefonici o contatti in gruppi ed etichettarli in base a come li usi, ad esempio: famiglia, parenti, amici, colleghi e così via.

Raggruppa le tue email in categorie e crea cartelle per ciascuna. Se ricevi regolarmente molte e-mail da determinate fonti, sarebbe meglio impostare una regola di posta in arrivo che trasferisca automaticamente tutti questi messaggi nelle cartelle pertinenti. Invece di utilizzare più calendari o pianificatori per tenere traccia di appuntamenti di lavoro, altri eventi e riunioni, pianificali tutti in uno.

Come affermato in precedenza, riordina i tuoi spazi di lavoro per assicurarti che nulla ostacoli la tua concentrazione. Prendi l'abitudine di preparare tutto il necessario per la giornata la sera precedente prima di andare a letto.

Quando gestisci il tuo tempo correttamente, otterrai di più con meno sforzo. Non lasciare mai che il tempo passi semplicemente. Piuttosto, prendi il comando e il controllo.

Diventa selettivo nel modo in cui trascorri il tuo tempo. Dedica la tua attenzione alle attività che sono in sintonia con la tua visione e i tuoi obiettivi.

All'inizio non sarà facile, ma più prendi l'abitudine di monitorare, misurare e gestire il tuo tempo, più inizierai a vedere risultati positivi nella tua vita. Le ricompense varranno gli sforzi.